Agentur für Kommunikation und Kultur

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Die Umsetzung und Organisation eines Sponsoringprojekts

Die erfolgreiche Realisierung eines Sponsoringprojektes bedarf einer gut organisierten Planung.

  • Organisation: Der erste sinnvolle Schritt ist die Bestimmung eines Koordinators im Unternehmen, der alle Kontrollfunktionen bei der Realisierung des Projekts übernimmt. Je nach Umfang des Projektes kann eine erhebliche Arbeitsbelastung dieser Person entstehen. Wir empfehlen einen oder mehrere externe Berater hinzuzuziehen. Erfahrung im Bereich Konzept und Umsetzung eines Kunstsponsoringprojekts lohnen sich eingekauft zu werden, da dadurch an anderen Stellen Kosten gespart werden können.

  • Budgetplan: Zum Budgetplan gehört eine genaue Kalkulation des Projektes: Dazu gehören neben dem Sponsoringbetrag selbst auch Versicherungen, Personalkosten und der Nachbearbeitungsaufwands. Nicht zu unterschätzen ist der Aufwand für eigenes Personal für Planung und PR und "Nebenkosten" wie z.B. die organisation einer Eröffnungsfeier. Eine genaue Ausgaben- und Einnahmenplanung für das jeweilige Projekt ist vorab festzulegen. Dazu gehört auch die Einplanung unvorhersehbarer Kosten.
  • Zeitplan: Die Höhe des Budgets sollte - ähnlich wie bei anderen PR- und Marketingetats - frühzeitig, das heißt etwa ein Jahr vor der Aktion - festgelegt werden. Auch sind längerfristige Projekte der Durchführung von kurzfristigen Einzelprojekten vorzuziehen: Das Unternehmen erhält damit eine kontinuierliche Präsenz in der Öffentlichkeit durch eine längerfristige Medienarbeit.
  • Maßnahmenplanung: Die Unternehmenskommunikation sollte ganzheitlich sein, d.h. die Öffentlichkeitsarbeit zum Kunstsponsoringprojekt in andere Marketingabläufe integrieren.. Entscheidend ist die Koordinierung des Sponsoringprojekts mit den Abteilungen Marketing, Werbung und PR. Die Pressearbeit ist der gewünschten Zielgruppe anzupassen.
  • Sponsoringvertrag: In der Regel sind Personen außerhalb des Unternehmens mit Ihren Leistungen für das Sponsoring eingebunden. Künstler, Artconsultants, Museen oder andere Beteiligte müssen klare Vorgaben erhalten, wann, in welchem Umfang und wofür Sponsoringleistungen gewährt werden. Die Gegenleistungen müssen definiert sein. Um "böses" Blut von vorneherein auszuschließen, muss ein Sponsoringvertrag abgeschlossen werden. Dieser Vertrag sollte Eckpunkte wie Exklusivität, Publikationsrechte, Ort, Dauer der Leistung - aber natürlich auch die Art der Sponsorenerwähnung beinhalten.


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